Optimalizált nyomtatás

Amikor azt mondjuk Optimalizált Nyomtatási Szolgáltatások (OPS), sokan azt gondolják, hogy  ez csak a nyomtatók teljeskörű szervizszolgáltatására, kellék és alkatrész ellátására vonatkozó szerződéses formát jelenti klikk díj alapú elszámolással. Egyes iparági szakértők megfogalmazásában az OPS: „A nyomtató képalkotó eszközök és a kapcsolódó üzleti folyamatok proaktív kezelése és optimalizálása.” De ebből még mindig nem tudjuk pontosan, hogy mit is jelent az OPS, és miért is egyre fontosabb? Most megpróbálunk választ adni ezekre a kérdésekre.

A legtöbb szervezetnél a költségek ellenőrzése a jövedelmezőség fenntartása továbbra is elsődleges cél. Egy megfelelően végrehajtott OPS olyan költséghatékony megoldás számukra, amellyel betekintést nyerhetnek azokra a területekre is, amelyet korábban gyakran figyelmen kívül hagytak, azaz felesleges kiadásikról pontos képet kapnak.

Ügyfeleinknél azt tapasztaltuk, hogy az auditálási szakaszában fogalmazódik meg először a megvalósítási igény, felismerve az OPS-ben rejlő tényleges lehetőségeket, figyelembe véve a munkatársak igényeit és a feladatok hatékonyabbá tételét. A felmérési szakaszban merül fel a kérdés, hogy hogyan valósítható meg egy olyan OPS, ahol akár 30%-os megtakarítás érhető el, és ki az a Partner, akinek a tapasztalata biztosíték arra, hogy a leghatékonyabb és egyben funkcionális OPS-t hozzanak létre cégüknél.

Az audit során az alábbi kérdésekre keressük a választ:

 

  • Tudjuk-e, hogy mennyit költünk nyomtatási és képalkotási eszközökre, a folyamathoz tartozó szoftverekre, a folyamathoz tartozó szolgáltatásokra és mindezek finanszírozásra?
  • Tudjuk-e, hogy hány eszközünk (nyomtatók, másolók, multifunkciós berendezésünk) van?
  • Tudjuk-e, hogy hány oldalt nyomtatunk?
  • Tudjuk-e, hogy mennyi időt tölt az informatikai személyzet a nyomtatókkal kapcsolatos kérdésekkel, problémákkal?
  • Tudjuk-e, hány nyomtatókkal kapcsolatos helpdesk hívás van?
  • Van-e nyomtató frissítési ütemezés?
  • Tudjuk-e ellenőrizni, hogy milyen eszközöket használnak a munkatársak?
  • Hogyan döntjük el, hogy az eszközöket hogyan és ki használja?
  • Van-e egységes szerviz háttér az összes helyszínen?
  • Ha egy készülék meghibásodik, mennyi ideig tart általában a teljes helyreállítás?
  • Mennyi nyomtatóval kapcsolatos végfelhasználói panasz érkezik?
  • Optimalizáltuk-e már a nyomtatási és képalkotási flottát, hogy az energia-és papírfelhasználásunk csökkenjen?
  • Hogyan foglalkozunk a dokumentum és az eszköz biztonsági kérdésekkel?
  • Áttértünk már, vagy tervezzük e a Windows 10 rendszerre való frissítést? Tudjuk-e, hogy ez a frissítés milyen hatással bír a nyomtató flottára vonatkozóan?
  • Foglalkozunk-e a mobil nyomtatási követelményekkel?

És a legfontosabb kérdés:

 

  • Mennyit veszítünk azzal nap mint nap, ha mielőbb nem optimalizálunk?

Statisztika:

Végül érdemes átnézni a Photizio Group, IDC és a Gartner Csoport statisztikai adatait, melyet több száz OPS felmérése során állapított meg:

  1. A vállalatok bevételük legfeljebb 5%-át költik dokumentum nyomtatásra.
  2. Egy irodai felhasználó átlagosan napi 60 oldalt nyomtat, ami egy évben 12 000 kinyomtatott oldalt jelent.
  3. A társaságok 90%-ának fogalmam sincs arról, hogy hány eszköze van, és hogy azokat megfelelően hasznosítja-e.
  4. Egy átlagos nagyvállalatnál 750 alkalmazottal, 3700 órát töltött az informatikai személyzet nyomtatókkal kapcsolatos feladatokkal minden évben.
    Ez nagyjából évi 5 órát jelent dolgozónként.
  5. Az IT helpdesk hívások 23%-a nyomtatókhoz kapcsolódik.
  6. A vállalatok 95%-a nem rendelkezik nyomtató frissítési ütemezéssel.
  7. Az OPS bevezetése után a költségmegtakarítás elérheti a 30-40%-ot.
  8. Jelentős környezeti megtakarítások valósíthatók meg egy megfelelően használt menedzselt nyomtatási szolgáltatás programmal.